Readiris Corporate 17 und Readiris PDF 25 im Mini-DMS

Im Zuge der Überarbeitung meines Mini-DMS stellte sich die Frage, wie sich vorhandene Readiris-Lizenzen sinnvoll, dauerhaft und ohne unnötige Komplexität einsetzen lassen. Dieser Beitrag dokumentiert die gewählte Lösung und dient zugleich als technische Leitlinie.

Ausgangslage

Im Mini-DMS liegen zahlreiche PDF-Dokumente vor, die aus unterschiedlichen Quellen stammen. Ein Teil dieser Dateien besitzt keine OCR-Textebene, viele Dokumente müssen jedoch transport-, upload- und migrationsfähig bleiben.

Zur Verfügung stehen zwei unterschiedliche Readiris-Produktlinien:

• Readiris Corporate 17
• Readiris PDF 25 (Version 25.3.30.0)

Grundsatzentscheidung

Das Mini-DMS ist kein Langzeitarchiv. Es dient der strukturierten Ablage, Überarbeitung und Weitergabe von Dokumenten, nicht der normativen Archivierung.

Archivstandards wie PDF/A oder maximale OCR-Qualität sind daher bewusst nicht Teil des Mini-DMS, sondern gehören in separate Systeme wie ein DMS oder ein dediziertes Archiv.

Parallele Nutzung beider Readiris-Versionen

Readiris Corporate 17 und Readiris PDF 25 können parallel auf einem Windows-System betrieben werden. Beide Programme nutzen getrennte Programm- und Lizenzbereiche und beeinflussen sich nicht gegenseitig. Die parallele Nutzung ermöglicht eine klare funktionale Trennung, anstatt einen Kompromiss mit einem einzigen Werkzeug einzugehen.

Verbindliche Rollenverteilung

Readiris Corporate 17

Readiris Corporate 17 wird als Massen-OCR-Werkzeug eingesetzt.

• OCR ganzer Verzeichnisse
• Stapelverarbeitung großer PDF-Bestände
• Nachträgliches Ergänzen einer OCR-Textebene

Es ist nicht vorgesehen für die finale Bearbeitung oder Upload-Optimierung.

Readiris PDF 25

Readiris PDF 25 fungiert als zentrales Arbeitswerkzeug im Mini-DMS.

• Einzel- und Mehrfachdateien
• Manuelle OCR bei Bedarf
• Kontrolle und Reduktion der Dateigröße
• Erzeugung upload-fähiger PDFs

Ein direktes rekursives Ordner-OCR ist hier bewusst nicht vorgesehen.

OCR-Strategie im Mini-DMS

OCR ist im Mini-DMS optional. Sie wird nur eingesetzt, wenn eine spätere Textsuche erforderlich ist und die Dateigröße kontrollierbar bleibt. Für größere Bestände erfolgt die OCR über Readiris Corporate 17, für Einzelfälle direkt über Readiris PDF 25.

Verbindlicher PDF-Standard

Für alle im Mini-DMS abgelegten Dokumente gilt folgender Standard:

• PDF-Version: PDF 1.7
• Kompression: aktiviert (Profil „klein“)
• PDF/A: nicht verwenden
• Barrierefreiheit: deaktiviert
• Sicherheit: keine Verschlüsselung
• Metadaten: minimal

Diese Kombination bietet die beste Balance aus Dateigröße, Kompatibilität und Alltagstauglichkeit.

Zusammenfassung

Die Kombination aus Readiris Corporate 17 und Readiris PDF 25 ermöglicht ein schlankes, kontrollierbares Mini-DMS ohne Archivballast. Die klare Trennung von Massen-OCR und Dokumentenbearbeitung vermeidet technische Kompromisse und sorgt für reproduzierbare Ergebnisse.