Stand: 1 Monat ago – Autor: Eric Beuchel
Kategorie: Digitales Archiv
von ELO Professional zu Paperless-ngx
mein Weg zu einem transparenten Langzeitarchiv
Ausgangslage: ELO Professional im Alltag
Das System bietet mächtige Funktionen – von automatisierten Workflows über GoBD-konforme Ablage
bis zu mehrstufigen Benutzerrechten.
Doch für ein Ein-Personen-Unternehmen wie meins war der Aufwand zu groß:
proprietäre Datenbanken, Windows-Client und komplizierte Backups machten den Betrieb langfristig unpraktisch.
ELO ist stark – aber zu schwergewichtig für meine persönliche, transparente Archivstrategie.
Migration zu Paperless-ngx
Die Ablösung durch Paperless-ngx war der logische nächste Schritt.
Ein Open-Source-System, webbasiert, mit OCR, Volltextsuche und API – ideal für meine bestehenden Workflows und Python-Tools.
Paperless-ngx übernimmt die Erkennung, Klassifizierung und Verschlagwortung, ohne meine Dateistruktur zu verändern.
Dadurch bleibt das Archiv unabhängig von einer proprietären Datenbank.
Debian Server (Docker)
│
├── Paperless-ngx 2.18.4
│ ├── OCR / Klassifizierung / Tags
│ ├── API + Automatisierungen
│ └── Integration in Python-Workflows
│
└── Synology NAS (DMS-Light)
└── Transparente Langzeitablage (PDF/A + Metadaten)
Langzeitarchiv: DMS Light auf Synology NAS
Für die dauerhafte, revisionssichere Aufbewahrung nutze ich ein
„DMS Light“ auf Basis der Synology-NAS mit
Synology Drive und Synology Search.
Der Vorteil: alle Dateien liegen im Original-Dateisystem, bleiben jederzeit lesbar
und können über OCR und Dateinamen durchsucht werden – ganz ohne Datenbankabhängigkeit.
Vorteil
100 % transparente, zukunftssichere Ablage – ohne Vendor Lock-in.
Vergleichstabelle
| Kriterium | ELO Professional | Paperless-ngx | DMS Light (Synology) |
|---|---|---|---|
| Lizenz / Kosten | Proprietär, kostenpflichtig | Open Source | Inklusive NAS |
| Datenhaltung | Datenbank (ESW/ES8) | Datenbank + OCR-Index | Dateisystem (PDF/A, TXT) |
| Zugriff / Oberfläche | Windows-Client | Webbrowser (Docker) | Dateimanager + Search |
| Automatisierung | Workflow-Engine | API + Skripte | manuell / Shell |
| Langzeitverfügbarkeit | Proprietär | Mittel (Export nötig) | Hoch, transparent |
Meine Empfehlung
- ELO Professional ist mächtig, aber für Einzelnutzer überdimensioniert.
- Paperless-ngx ist ideal als aktive Arbeitsumgebung für OCR, Tagging und Automatisierung.
- DMS Light bildet die stabile, revisionssichere Endablage im Filesystem.
Mein Fazit: Die Kombination aus Paperless-ngx und einem klar strukturierten
DMS-Light-Archiv vereint Automatisierung und Zukunftssicherheit –
ohne Lizenzkosten und ohne Intransparenz.
Vorteil
100 % transparente, zukunftssichere Ablage – ohne Vendor Lock-in.
Lizenz & Nutzung (MIT)
Dieser Beitrag und die enthaltenen Vergleichstabellen stehen unter der
MIT License (MIT).
Kurzfassung: Frei verwenden, verändern und weitergeben –
mit Angabe des Urhebers.
