Mini-DMS

Was ist das Mini-DMS?

Das Mini-DMS ist ein bewusst einfach gehaltener Ansatz für die strukturierte Archivierung digitaler Dokumente. Im Gegensatz zu klassischen Dokumentenmanagement-Systemen steht hier nicht Software im Zentrum, sondern die langfristig verständliche Ablage im Dateisystem. Die Basis ist immer ein klar benannter Ordner mit nachvollziehbaren Dateinamen, auf den zusätzliche Komfort-Werkzeuge optional aufsetzen können

Warum ein Mini-DMS statt klassischem DMS?

Klassische DMS-Lösungen sind in vielen Unternehmen ein zentraler Bestandteil der digitalen Infrastruktur. Sie vereinen Erfassung, Verwaltung, Suche und Workflow-Automatisierung an einem Ort. Vorteile solcher Systeme sind u. a.:

zentrale Dokumentenablage
Versionierung und Check-In/Check-Out
automatisierte Workflows
rollenbasierte Zugriffsrechte easy-software.com

Gleichzeitig können solche Systeme komplex, teuer in Betrieb und migrationsintensiv sein. Ziel des Mini-DMS ist es, Dokumente verständlich und kontrolliert zu archivieren, ohne auf eine Software-Blackbox angewiesen zu sein.

Prinzip des Mini-DMS

Im Mini-DMS bleibt das Dateisystem führend. Das bedeutet:

Dokumente werden mit aussagekräftigen Dateinamen abgelegt.
Strukturen sind auch ohne DMS-Software lesbar und selbsterklärend.
OCR-Verarbeitung wird nur dort integriert, wo es sinnvoll ist.
Komfortsysteme wie Paperless-ngx können zusätzlich genutzt werden – müssen es aber nicht.

Mini-DMS in der Praxis

1. Quelle und Erfassung

Dokumente können aus verschiedenen Quellen stammen:

Scanner oder Scan-Ordner
E-Mail-Anhänge
Export aus Altsystemen
Downloads oder digitale Eingänge

Dabei werden sie zunächst als Dateien abgelegt und erhalten sprechende, standardisierte Namen.

2. OCR-Verarbeitung nur bei Bedarf

Moderne Tools unterscheiden zwischen PDFs mit echtem Text-Layer und rein gescannten Bildern. Durch diese Unterscheidung kann OCR gezielt dort angewendet werden, wo es nötig ist – was Fehler reduziert und Laufzeiten verkürzt.

3. Komfort-Ebene (optional)

Auf die Dateisystembasis kann eine Komfortschicht aufgesetzt werden, z. B. Paperless-ngx. Diese Systeme bieten:

Volltextsuche über alle Dokumente
Regeln zur automatischen Klassifizierung
Webbasierte Oberfläche
Tags, Filter und automatische Prozesse
einen Inbox-Ordner für neue Dokumente Wikipedia

Wichtig: Diese Ebene erweitert die Funktionalität, übernimmt aber nicht die archivische Verantwortung. Sollte sie einmal wegfallen oder ersetzt werden, bleibt die zugrunde liegende Dateiablage uneingeschränkt nutzbar.

Langzeitarchivierung und Datensouveränität

Da das Mini-DMS auf einfachen Dateien basiert, lässt es sich ohne Spezialsoftware sichern:

NAS, externe Festplatten, Offsite-Backup
Cloud-Backup (z. B. verschlüsselte Sicherungen)
Offline-Archivierung auf optischen Medien

Dadurch bleiben Zugänglichkeit und Lesbarkeit langfristig bestehen.

Merkmal	Mini-DMS	klassisches DMS
Software-Abhängigkeit	niedrig	hoch
Zugriff ohne Software	ja	nein
Migrationsrisiko	gering	hoch
Automatisierung	optional	integriert
Komplexität	gering	hoch
Kosten	niedrig bis null	variabel bis hoch

Fazit

Das Mini-DMS ist kein Ersatz für professionelle DMS-Lösungen, sondern ein kontrollierter, nachvollziehbarer Einstieg in die strukturierte Archivierung. Kontrolle vor Automatik ist das Grundprinzip: Dokumente bleiben verständlich, unabhängig und langfristig nutzbar, auch wenn Anwendungen wechseln.

Weiterführende Gedanken (Hintergrund)

Im klassischen Dokumentenmanagement bezeichnet Dokumentenmanagement die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei werden Dokumente oft in einer zentralen Datenbank abgelegt, mit Metadaten versehen und über Rechte- und Workflow-Mechanismen gesteuert. Wikipedia

Open-Source-Systeme wie Paperless-ngx bieten heute moderne Komfortfunktionen für die Klassifizierung und Suche digitaler Dokumente, ohne den Kern des Mini-DMS zu ersetzen. Wikipedia