EDV-Dokumentation bearbeiten – Pflege, Struktur und Aktualität

EDV-Dokumentation entsteht nicht einmalig, sondern entwickelt sich über Jahre hinweg. Systeme ändern sich, Anforderungen verschieben sich, technische Rahmenbedingungen werden angepasst. Eine belastbare Dokumentation muss daher nicht nur erstellt, sondern kontinuierlich bearbeitet werden.

Dieser Artikel beschreibt Grundsätze und Vorgehensweisen zur Bearbeitung bestehender EDV-Dokumentation. Im Mittelpunkt stehen Strukturtreue, Nachvollziehbarkeit und die Vermeidung von inkonsistenten oder historisch unklaren Änderungen.

Inhaltsverzeichnis

• Einordnung der Dokumentationsbearbeitung
• Typische Anlässe für Änderungen
• Grundprinzipien beim Bearbeiten
• Umgang mit bestehender Struktur
• Inhaltliche Anpassungen und Ergänzungen
• Praxis-Checkliste
• Abschließender Hinweis

Einordnung der Dokumentationsbearbeitung

Die Bearbeitung von EDV-Dokumentation ist kein redaktioneller Selbstzweck. Sie dient der Sicherstellung, dass technische Zusammenhänge auch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehbar bleiben.

Dokumentation ist dabei kein Protokoll jeder Kleinigkeit, sondern eine strukturierte Darstellung relevanter Entscheidungen, Zustände und Abhängigkeiten.

Typische Anlässe für Änderungen

Grundprinzipien beim Bearbeiten

Bei der Bearbeitung bestehender EDV-Dokumentation gelten einige verbindliche Grundsätze:

• Bestehende Struktur wird respektiert.
• Änderungen erfolgen nachvollziehbar und gezielt.
• Widersprüche werden aufgelöst, nicht ergänzt.
• Dokumentation bleibt lesbar, auch ohne Kontextwissen.

EDV-Dokumentation sollte in offenen, langfristig nutzbaren Formaten verfasst werden. Proprietäre Formate, die an einzelne Programme oder Hersteller gebunden sind, erschweren Pflege, Migration und Langzeitverfügbarkeit.

Offene Formate ermöglichen eine klare Trennung von Inhalt und Darstellung, sind versionsfähig, leicht zu sichern und unabhängig von einzelnen Anwendungen langfristig lesbar.

Umgang mit bestehender Struktur

Die vorhandene Gliederung einer EDV-Dokumentation bildet deren geistiges Gerüst. Sie sollte nur dann verändert werden, wenn sie die Verständlichkeit nachweislich beeinträchtigt.

Neue Inhalte werden bevorzugt in bestehende Abschnitte integriert, anstatt zusätzliche Ebenen oder Parallelstrukturen zu schaffen.

Bestehender Abschnitt
├── Klarstellung
├── Ergänzung
└── Aktualisierte Bewertung

So bleibt die Dokumentation konsistent und wächst nicht unkontrolliert.

Inhaltliche Anpassungen und Ergänzungen

Inhaltliche Bearbeitungen sollten sich auf das Wesentliche beschränken. Ziel ist nicht Vollständigkeit um jeden Preis, sondern Verständlichkeit und Relevanz.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen:

• Begriffsdefinitionen
• Sicherheits- und Risikoaussagen
• Abhängigkeiten zwischen Systemen
• bewusste Abweichungen vom Idealstandard

Wertende Aussagen sollten klar als solche erkennbar sein und auf nachvollziehbaren Annahmen beruhen.

Praxis-Checkliste

• Ist der Änderungsanlass klar benannt?
• Wurde die bestehende Struktur eingehalten?
• Wurden widersprüchliche Aussagen bereinigt?
• Bleibt die Dokumentation ohne Zusatzwissen verständlich?
• Ist der neue Stand konsistent zum Gesamtkonzept?

Abschließender Hinweis

Gut gepflegte EDV-Dokumentation ist kein Nebenprodukt, sondern Teil des Betriebs. Sie reduziert Abhängigkeiten von Einzelpersonen, erleichtert Entscheidungen und schafft langfristige Transparenz.

Dokumentation ist mehr als Technik. Sie ist das bewusste Festhalten von Wissen, Entscheidungen und Zusammenhängen.

Wer schreibt, der bleibt.