Mini-DMS

Ein Mini-DMS steht für eine besonders leichte, praxisnahe Form der
Dokumentenverwaltung: ohne komplexe Workflow-Engine, ohne proprietäre Datenbank,
aber mit klarer Ordnung, Versionierung und guter Auffindbarkeit.
Diese Seite beschreibt das Konzept, typische Einsatzszenarien, Grenzen und eine
Einordnung gegenüber klassischen Dokumentenmanagementsystemen.

Inhalt

• Zielbild: Was ist ein Mini-DMS?
• Grundprinzipien eines Mini-DMS
• Umsetzung in der Praxis
• Abgrenzung zu klassischen DMS
• Vergleich: Mini-DMS vs. klassisches DMS
• Beispiel-Ordnerstruktur
• Praxisregeln
• Hinweis zur Veröffentlichung

Zielbild: Was ist ein Mini-DMS?

Ein Mini-DMS ist kein Produkt und kein fest definiertes System, sondern ein
bewusst reduzierter Ansatz zur Dokumentenverwaltung.
Es richtet sich an Privatnutzer, Einzelpersonen oder kleine Strukturen, bei denen
Transparenz, Kontrolle und Langzeitverfügbarkeit wichtiger sind als komplexe
Workflow-Automatisierung.

• Klare, nachvollziehbare Ablage im Dateisystem
• Keine proprietären Datenbanken
• Dateien bleiben jederzeit direkt zugreifbar
• Geringer Betriebs- und Wartungsaufwand

Grundprinzipien eines Mini-DMS

Ein funktionierendes Mini-DMS folgt wenigen, aber verbindlichen Grundregeln:

• Ordnung: feste Ordnerstruktur statt ungeordnetem Sammeln
• Transparenz: Dateien müssen ohne Spezialsoftware lesbar sein
• Konsistenz: Namens- und Ablageregeln werden eingehalten
• Versionierung: bewusst, nachvollziehbar, nicht automatisch „versteckt“
• Sicherung: Backups nach klar definiertem Schema

Umsetzung in der Praxis

Ein Mini-DMS lässt sich mit vorhandenen Standardmitteln umsetzen, etwa:

• Dateiablagen auf NAS, externen Laufwerken oder Servern
• Klare Dateinamen und Ordnerhierarchien
• Volltextsuche über Betriebssystem oder NAS-Suchfunktionen
• Synchronisation über lokale oder Cloud-basierte Dienste

Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern der definierte Ablauf:
Dokumente werden einheitlich abgelegt, regelmäßig gesichert und bleiben auch nach
Jahren ohne Systemwechsel zugänglich.

Abgrenzung zu klassischen DMS

Klassische Dokumentenmanagementsysteme bieten umfangreiche Funktionen wie:

• Workflow-Automatisierung
• Rechte- und Rollenkonzepte
• Audit-Trails und Protokollierung
• Datenbankbasierte Indexierung

Ein Mini-DMS verzichtet bewusst auf diese Funktionen, um:

• Komplexität zu reduzieren
• Abhängigkeiten zu vermeiden
• Langzeitverfügbarkeit sicherzustellen

Vergleich: Mini-DMS vs. klassisches DMS

Die folgende Tabelle zeigt die grundlegenden Unterschiede zwischen einem
Mini-DMS und einem klassischen Dokumentenmanagementsystem:

Beispiel-Ordnerstruktur

Die folgende Ordnerstruktur zeigt ein praxiserprobtes Beispiel für ein Mini-DMS.
Die Nummerierung sorgt für stabile Sortierung und langfristige Übersichtlichkeit.

/Dokumente
├── 01_Persönlich
│   ├── Ausweise
│   ├── Verträge
│   └── Versicherungen
│
├── 02_Finanzen
│   ├── Bank
│   ├── Rechnungen
│   └── Steuer
│
├── 03_Projekte
│   ├── Projekt_A
│   ├── Projekt_B
│   └── Archiv
│
├── 04_Digitales_Archiv
│   ├── Belege
│   ├── Korrespondenz
│   └── Scans
│
└── 99_Dokumentation
    ├── README.txt
    └── Struktur_und_Regeln.md

Wichtiger als die konkrete Benennung ist die Konsistenz.
Einmal definierte Strukturen sollten langfristig beibehalten und nur behutsam erweitert werden.

Praxisregeln

• Eine klare Ordnerlogik ist wichtiger als jedes Tool
• Dateinamen und Ablagekonventionen schriftlich festhalten
• Backups regelmäßig und nachvollziehbar durchführen
• Wiederherstellung gelegentlich testen
• Strukturänderungen dokumentieren