Das Familienarchiv verständlich dokumentieren

Ein digitales Familienarchiv besteht nicht nur aus Dateien, Ordnern und Metadaten. Ohne erklärende Dokumentation bleibt es für Außenstehende schwer verständlich – selbst dann, wenn die Inhalte technisch korrekt abgelegt sind.

Dokumentation ist deshalb kein Zusatz, sondern ein integraler Bestandteil eines langfristig angelegten Familienarchivs.

Warum Dokumentation notwendig ist

Viele Entscheidungen im Archiv entstehen aus persönlichem Wissen: Warum eine bestimmte Struktur gewählt wurde, weshalb Inhalte getrennt sind oder wie Zugriffsbereiche definiert wurden.

Dieses Wissen ist nicht automatisch sichtbar. Ohne Dokumentation geht es mit der Zeit verloren – spätestens dann, wenn andere Personen Verantwortung übernehmen sollen.

Was dokumentiert werden sollte

Eine verständliche Archivdokumentation muss nicht umfangreich sein. Entscheidend ist, dass sie zentrale Fragen beantwortet:

• Wie ist das Archiv aufgebaut?
• Welche Inhalte gibt es und warum?
• Welche Regeln gelten für Zugriff und Nutzung?
• Welche Entscheidungen wurden bewusst getroffen?

Diese Informationen helfen, das Archiv einzuordnen und fortzuführen.

Form der Dokumentation

Die Form ist zweitrangig. Wichtig ist die Verständlichkeit. Geeignet sind beispielsweise:

• eine kurze Übersichtsdatei im Archiv
• ein begleitendes Textdokument mit Erläuterungen
• klare Hinweise direkt in Metadatenfeldern

Die Dokumentation sollte leicht auffindbar und unabhängig von spezieller Software lesbar sein.

Dokumentation als Entscheidungshilfe

Dokumentation dient nicht nur der Übergabe. Sie hilft auch bei späteren Entscheidungen innerhalb des Archivs.

Warum wurden bestimmte Inhalte aufgenommen oder ausgeschlossen? Welche Kriterien galten? Eine dokumentierte Grundlage verhindert widersprüchliche Entwicklungen.

Verständlichkeit vor Vollständigkeit

Eine gute Archivdokumentation erklärt Zusammenhänge, ohne jedes Detail festzuhalten. Sie richtet sich nicht an Spezialisten, sondern an Menschen, die das Archiv nutzen oder übernehmen möchten.

Je klarer die Grundprinzipien formuliert sind, desto weniger Detailwissen wird benötigt.