Multifunktionsgerät im Archiv-Workflow
Multifunktionsgerät im Archiv-Workflow
Neben spezialisierten Scannern kommt in meinem Workflow ein netzwerkfähiges Multifunktionsgerät zum Einsatz. Seine Aufgabe ist nicht die Massendigitalisierung, sondern die Bearbeitung von Sonderfällen, bei denen andere Scanner an ihre Grenzen stoßen.
Einsatz bei problematischen Vorlagen
Das Multifunktionsgerät wird gezielt für Unterlagen genutzt, die im automatischen Einzug zu Staus, Fehlscans oder unvollständigen Ergebnissen führen. Dazu zählen beispielsweise stark geknickte, geheftete oder ungewöhnlich beschaffene Dokumente.
Durch die Kombination aus Flachbett und automatischem Originaleinzug lassen sich solche Vorlagen kontrolliert verarbeiten, ohne den restlichen Digitalisierungsprozess zu blockieren.
Scan-, Druck- und Kopierfunktion
Im Gegensatz zu reinen Scannern vereint das Multifunktionsgerät mehrere Funktionen in einem System. Neben dem Scannen übernimmt es Druck- und Kopieraufgaben, die im laufenden Archivbetrieb regelmäßig anfallen.
Der Druck dient dabei primär der Arbeitsunterstützung und nicht der Archivierung. Ausdrucke werden ausschließlich für kurzfristige Zwecke oder zur Weitergabe erzeugt.
Fax als weiterhin genutzter Kommunikationsweg
Trotz fortschreitender Digitalisierung wird die Faxfunktion weiterhin genutzt – sowohl für den Versand als auch gelegentlich für den Empfang. In bestimmten formalen oder rechtlichen Kontexten spielt der Faxversand nach wie vor eine Rolle.
Ein wesentlicher Aspekt ist dabei der Empfangsbericht. Da mein Provider im E-Mail-Bereich keine verlässlichen Empfangsbestätigungen bereitstellt, bleibt das Fax für bestimmte Übermittlungen ein nachvollziehbarer und dokumentierbarer Kommunikationsweg.
Netzwerkintegration
Das Multifunktionsgerät ist vollständig in das lokale Netzwerk integriert und kann von verschiedenen Arbeitsplätzen aus genutzt werden. Scan- und Druckvorgänge lassen sich so ohne direkte Gerätebedienung anstoßen.
Diese Netzwerkanbindung sorgt für eine klare Trennung zwischen Erfassung, Weiterverarbeitung und Archivierung der Dokumente.
Abgrenzung zu anderen Scannern
Das Multifunktionsgerät ersetzt weder den Büro-Scanner für den Massendurchsatz noch spezialisierte Scanner für Bilder, Bücher oder Filme. Es ist bewusst als Ergänzung vorgesehen, um Sonderfälle effizient abzufangen.
Durch diese klare Rollenverteilung bleibt der gesamte Scan- und Archiv-Workflow stabil und übersichtlich.
Dieser Beitrag beschreibt den Einsatz eines netzwerkfähigen Multifunktionsgeräts im Rahmen eines privaten Digitalisierungs- und Archiv-Workflows. Der Fokus liegt auf Sonderfällen, Faxkommunikation und Arbeitsunterstützung, nicht auf der Massendigitalisierung.